Afdelingsondersteuner PMI

Voor onze klant Directie Informatievoorziening zijn wij op zoek naar een Afdelingsondersteuner PMI.

Werkzaamheden afdelingsondersteuner;

• Agendabeheer afdelingshoofd PMI (8 uur per week)
• Planning, voorbereiden en notuleren PMI MT overleg (6 uur per week)
• Organiseren en voorbereiden van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten (4 uur per week)
• Verzamelen en opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie (4 uur per week)
• Ondersteunen in opstellen van PMI jaarplan(nen) en monitoren van de uitvoering hiervan (2 uur per week)
• Ondersteuning/vervanging directiesecretaris in het voorbereiden en ondersteunen van het Managementteam van Directie Informatievoorziening (4 uur per week)
• Afstemmen en samenwerken met andere afdelingsondersteuners bij Directiebrede aangelegenheden (2 uur per week)

De Directie Informatievoorziening bestaat uit een viertal afdelingen. Een van deze afdelingen is de afdeling PMI, waar alles draait om IVprojecten en programma's. De afdeling PMI bestaat uit een afdelingshoofd, 4 programmamanagers (verdiepingsmanagers genoemd), een coördinator PMO-Office, coordinator communicatie en een testmanager. Het afdelingshoofd maakt deel uit van het Managementteam van de Directie. Onder de coordinatoren zijn er ca. 120 projectmedewerkers (in- en extern) zoals projectleiders, testers, pmo's, etc. De rol van de afdelingsondersteuner is de spin-in-het-web binnen de afdeling waarin verschillende operationele taken zijn opgenomen.

De Directie Informatievoorziening (DI) bestaat uit de volgende onderdelen;

1. CIO-Office

De CIO-office is verantwoordelijk voor het stellen van kaders en de sturing hierop om ervoor te zorgen dat de informatievoorziening van de DJI kwalitatief hoogwaardig en toekomstbestendig is en blijft. Daarnaast heeft het een adviesfunctie ten aanzien van opdrachtgevers en de ambtelijke en politieke top.

2. Informatiemanagement en Architectuur (IMA)

De afdeling Informatiemanagement en Architectuur vertaalt de (functionele) vraag vanuit de DJI-organisatie naar efficiënte en effectieve IVondersteuning, initiatiert daartoe nieuwe projecten inclusief de voorbereiding van de besluitvorming in de Iboard en stelt domeinarchitecturen op in samenspraak met stakeholders en informatiemanagers.

3. Functioneel Beheer en Dienstenmanagement (FBD)

De afdeling Functioneel Beheer is verantwoordelijk voor het beheer van de informatievoorziening van DJI met focus op de gebruikersorganisatie. De afdeling Dienstenmanagement definiëert en onderhoudt het ICT-dienstenportfolio t.b.v. DJI door o.a. actief contractmanagement en leveranciersmanagement.

4. Project Management en Implementatie (PMI)

De afdeling Project Management en Implementatie is verantwoordelijk voor de beheersing én het projectmatig realiseren van wijzigingen en nieuwe oplossingen in de informatievoorziening conform standaard methodieken.

Eisen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde Mbo opleiding (bij voorkeur in de richting van ICT en/of projectmanagement en/of bedrijfsvoering)
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coördineren van documentenstromen

Wensen en pré's

• Presentaties (powerpoint) maken
• Bijeenkomsten organiseren en faciliteren
• Agenda-afspraken maken (outlook/webex ervaring)
• Ervaring in Jira (projectmanagementtool)
• Kennis van samenwerkingsruimtes, Confluence, Zenya etc
• Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur
• Onze ideale kandidaat is voor 24-32 uur per week beschikbaar op meerdere werkdagen

Competenties

• Uitstekende mondelinge en schriftelijk communicatieve vaardigheden
• Stressbestending: kunnen omgaan met werkdruk
• Flexibel: kunnen omgaan met snel veranderende omgeving
• Organiseren: prioriteren en structuur aanbrengen
• Nauwkeurig: kritisch en alert op details

Een opdracht via Greenlights betekent persoonlijke begeleiding, een marktconform tarief en een team dat je inhoudelijk kent. De precieze voorwaarden bespreken we in het kennismakingsgesprek.

• Een Nederlands CV (max 5 pagina's) in Word formaat (inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum)
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties
• All-in uurtarief (incl. reiskosten, parkeerkosten en verblijf, excl. BTW)
• Deze functie is niet geschikt voor zzp'ers en daarom ontvangen wij graag CV's van medewerkers die in loondienst zijn van een bedrijf waar zij geen eigenaar van zijn